Als er één ding is wat wij geleerd hebben tijdens de pandemie is dat de werknemer niet altijd op kantoor hoeft te komen om productief te zijn. Werknemers hebben natuurlijk wel de juiste middelen nodig om effectief op afstand te kunnen werken. Met vallen en opstaan hebben we het afgelopen jaar in de praktijk veel geleerd over het ‘nieuwe werken’.
Hoe pak je het thuiswerken aan? Een stappenplan waar je écht wat aan hebt
Zelfs als je de mogelijkheid hebt gehad om je werkplek van kantoor naar je zolderkamertje te verhuizen, zijn er nog steeds uitdagingen qua connectiviteit en beveiliging. Deze uitdagingen worden in de toekomst alleen maar belangrijker naarmate we steeds vaker en met meer mensen vanuit huis gaan werken.
Een geslaagde transitie van werken op kantoor naar thuiswerkplek vereist een goede planning. Als een organisatie het écht goed wil doen moet deze eigenlijk een kant en klaar “Kantoor-To-Go pakket” faciliteren voor de werknemer. Waar moet dit pakket uit bestaan? Welke oplossingen zijn essentieel voor de thuiswerker? Hieronder lees je de belangrijkste.
Het onderstaande pakket bevat alle tools die een medewerker nodig heeft om zo productief en efficiënt mogelijk te werken, net alsof deze in de kantoortuin aan het werk is. Uiteraard verschilt de inhoud per bedrijf en functie, maar hier volgen de belangrijkste onderdelen die voor de meeste kantoormedewerkers gelden.
Ononderbroken internet
Zelfs als werknemers thuis een internetverbinding met voldoende snelheid hebben, kan deze uitvallen. Om niet alleen afhankelijk te zijn van het consumenten-internet, die ook nog eens gedeeld wordt met de rest van het huishouden, is de mobiele hotspot als back-up een goede oplossing. Dit kan je mobiele telefoon zijn, mits er een goede dekking is en er een abonnement met hoge datalimiet is afgesloten. Een beter idee is om de thuiswerker uit te rusten met een mobiele wifi hotspot, oftwel “mifi router”, waardoor de batterij van zijn/haar mobiele telefoon ontlast wordt. Een andere optie is om de thuiswerker te voorzien van een Wi-Fi extender of routers met mesh-functionaliteit ter versterking van het wifi-signaal.
Inzet van VPN-verbindingen
Dankzij de hierboven genoemde oplossingen uit het kantoor-to-go pakket is het mogelijk in te stellen om ten opzichte van de rest van het huishouden. De apparatuur van de medewerker kan automatisch op een virtueel lokaal netwerk (VLAN) worden geplaatst. Dit voegt meteen een extra beveilings- en privacylaag toe aan de informatiestroom die continue tussen de aangesloten apparaten van de medewerker loopt.
Met een VPN (Virtual Private Network) verbinding wordt al het dataverkeer van de thuiswerker via deze beveiligde verbinding eerst naar een externe server gestuurd: de VPN-server. Vanuit daar wordt dit dataverkeer versleuteld het internet opgestuurd. Dit voorkomt dat onbevoegden de data onderscheppen of erger nog, stelen. Door middel van het vooraf installeren van VPN-software op de pc’s of laptops van de thuiswerker en deze duidelijk instructies te geven kan men ook vanuit huis op een veilige wijze online werken.
VoIP- en videodiensten
VoIP is bij uitstek geschikt voor de thuiswerker. Het systeem is namelijk schaalbaar, eenvoudig en voordelig uit te breiden. Zonder wachttijden en zonder hoge kosten. VoIP is locatie-onafhankelijk, of de werknemer nu belt vanaf kantoor, thuis of de andere kant van de wereld. Je belt altijd uit met je vaste bedrijfsnummer. Wel zo professioneel. Dankzij het vooraf installeren van een Softphone op pc’s of laptops van werknemers ontstaat bijvoorbeeld de mogelijkheid om gratis intern te bellen met collega’s en is blijft de gesprekskwaliteit gewaarborgd.
Hetzelfde geldt voor de inzet van videodiensten. Door vooraf een keuze te maken welk videoplatvorm de organisatie gebruikt en deze in te stellen op apparatuur, voorkom je dat de ene groep via Zoom vergadert en de andere via Microsoft Teams.
Headsets en webcams
Om te zorgen voor de beste online ervaring voor thuiswerkende medewerkers is de inzet en gebruik van kwalitatief goede hardware erg belangrijk. Een goed kantoor-to-go-pakket is uitgerust met zaken zoals een externe high-definition webcam. Deze zorgt voor rustig beeld in hoge kwaliteit. Dit is wat vriendelijker voor de ogen tijdens (lange) vergaderingen. Een headset met geïntegreerde microfoon mag ook niet ontbreken, want deze klinkt vele malen beter dan de standaard microfoon van de laptop. Zo ontstaat er minder ruis en wordt er met meer aandacht naar de gesprekspartner geluisterd.
Stel een ICT-beheerder aan
Tijdens de switch van kantoor naar thuiswerken zul je ongetwijfeld tegen niet voorziene problemen aanlopen. Hetzelfde geldt voor apparatuur, IT-problemen zijn onvermijdelijk en zullen zich altijd voordoen. Niets is minder frustrerend dan wanneer je als thuiswerker niet eventjes naar de technische afdeling kunt lopen met je laptop voor een snelle. Een bedrijf kan deze frustratie voorkomen door het toewijzen van een ICT-beheerder om de thuiswerker snel te op weg te helpen bij een probleem.
Goed voorbereid: Succes verzekerd
Het kantoor-to-go pakket kan ook andere tools bevatten, zoals een zakelijke mobiele telefoon als onderdeel van een vast&mobiel integratie. Of richtlijnen voor het houden van een succesvolle online meeting, inclusief instructies hoe de microfoon en camera’s te plaatsen en welke achtergrondinstelling het beste werkt. Het idee is om alle bruikbare tools te verenigen en oplossingen te integreren, klaar voor thuisgebruik. Het resultaat is een prettige overstap voor de medewerker die van kantoor naar thuiswerkplek switcht. Een echt Kantoor-to-go!
